0 van 0 resultaten voor ""

Privacyverklaring

  1. 1. Introductie

Sweco Nederland BV (“Sweco”, “wij”, “ons” of “onze”) verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u in verschillende contexten met ons communiceert. De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking die in deze privacyverklaring wordt beschreven, is de entiteit van de Sweco-groep die u deze privacyverklaring heeft verstrekt.

Wij respecteren uw privacy en beschermen de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Alle verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten die zijn uiteengezet in de algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”) en andere toepasselijke wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

We kunnen naar eigen goeddunken deze privacyverklaring op elk gewenst moment bijwerken (zie aan het einde de datum waarop deze kennisgeving voor het laatst is bijgewerkt). Als er materiële wijzigingen worden aangebracht, zullen we dit op deze website melden voordat de wijziging van kracht wordt.

In deze privacyverklaring wordt de term “verwerking” gebruikt om alle activiteiten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens te dekken, inclusief bijvoorbeeld het verzamelen, verwerken, opslaan, delen, openen, gebruiken, overdragen en verwijderen van uw persoonlijke gegevens. De term “persoonsgegevens” verwijst naar alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

U kunt deze kennisgeving lezen als (i) websitebezoeker, (ii) vertegenwoordiger of werknemer van de leverancier, (iii) vertegenwoordiger of werknemer van de klant, (iv) sollicitant, (v) potentiële klantcontactpersoon of (vi) ambtenaren of werknemers van de overheid, overheidsinstantie of internationale organisaties. Om deze kennisgeving relevanter voor u te maken, is de kennisgeving onderverdeeld in secties met specifieke informatie met betrekking tot de verschillende rollen die u mogelijk hebt wanneer we uw persoonlijke gegevens verwerken.

  1. 2. Bezoekers van de website

2.1 Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
We verzamelen de gegevens rechtstreeks van u of gegevens die door u worden gegenereerd, inclusief uw apparaten, wanneer u onze website bezoekt.

2.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens

2.2.1 Onderhouden, beschermen en ontwikkelen van de website
Wanneer u op de website surft, verwerken we uw IP-adres en browser user agent string om spamdetectie te helpen. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt om deze website te beheren en te verbeteren, voor onze interne administratie en voor statistische analyse. We verbeteren de website ervaring door Microsoft Clarity te gebruiken om te zien hoe u onze site gebruikt. Voor meer informatie over de manier waarop cookies en tracking op onze websites worden gebruikt, leest u onze cookieverklaring of gaat u naar toestemming beheren voor toestemmingsopties.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • IP-adres
  • Browser user agent string (UA)
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om ervoor te zorgen dat onze website voortdurend wordt onderhouden en bijgewerkt en beschermd tegen kwaadwillende aanvallen.

Toestemming.  Persoonlijke gegevens die worden verzameld voor andere doeleinden dan voor ons legitieme belang, worden alleen met uw toestemming verzameld.

 

 

2.2.2 Met u communiceren en reageren op uw vragen of feedback
Wanneer we u de mogelijkheid bieden om met ons te communiceren door vragen te stellen of feedback te geven over onze diensten en ons bedrijf, zullen we uw persoonsgegevens verwerken wanneer u een vraag, opmerking, feedback of een ander bericht indient. Het doel van de verwerking is om met u te kunnen communiceren.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Naam
  • E-mailadres
  • Adres (indien nodig voor communicatie)
  • Telefoonnummer (indien door u verstrekt)
  • Alle informatie in uw bericht.
Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om te communiceren met onze websitebezoekers, bijvoorbeeld om ons bedrijf te ontwikkelen.

 

2.2.3 Juridische claims vaststellen, uitoefenen en verdedigen
Met het oog op het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces) kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle hierboven genoemde informatie.
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om de rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces.

 

2.2.4 Nieuwsbrieven
Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrieven, verwerken wij uw e-mailadres om u nieuwsbrieven te sturen.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens.
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om u te voorzien van gevraagde nieuwsbrieven en ons bedrijf op de markt te brengen. Aangezien deze verwerking beperkt is tot wat nodig is om aan uw verzoek te voldoen en u zich op elk moment kunt afmelden, hebben wij geconcludeerd dat ons legitieme belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens zwaarder weegt dan uw belang om uw persoonsgegevens niet voor dergelijke doeleinden te laten verwerken.

2.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
2.3.1 Algemeen
Waar nodig om de in dit artikel 2 uiteengezette doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten of derden. Houd er echter rekening mee dat we, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonlijke gegevens alleen zullen delen met toevertrouwde derden en alleen voor zover nodig.

2.3.2 Verwerkers die namens ons handelen
Om de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens te vervullen en ons bedrijf te kunnen runnen, dragen wij persoonsgegevens over aan externe partijen zoals externe dienstverleners die wij hebben ingeschakeld, evenals andere partners. Deze externe partijen treden op als onze verwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doeleinden van de door ons uitgevoerde verwerkingsactiviteiten zijn beschreven in paragraaf 2.2.

2.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken
De categorieën ontvangers die in de onderstaande tabel worden genoemd, zullen persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van gegevensbeheerders, dat wil zeggen deze ontvangers zullen de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen zonder onze betrokkenheid.

Ontvangers Doel Rechtsgrondslag
  • Rechtbanken en scheidsgerechten
  • Overheidsinstanties
  • Externe adviseurs
  • Tegenpartijen

 

Voor het uitoefenen, vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen, zie paragraaf 2.2.3. Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om juridische claims te beheren en te verdedigen, bijvoorbeeld met betrekking tot een geschil.

2.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verwerkt zolang als nodig is voor de beschreven doeleinden. Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op het onderhoud van de website, zullen wij uw gegevens zo snel mogelijk anonimiseren en vervolgens geanonimiseerde gegevens gebruiken voor verdere ontwikkeling van de website. Met betrekking tot onze communicatie met u zullen wij uw persoonsgegevens verwerken zolang dit relevant is, afhankelijk van de reden voor onze communicatie, en met betrekking tot onze verstrekking van nieuwsbrieven, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken totdat u zich afmeldt voor het ontvangen van de nieuwsbrieven.

  1. 3. De vertegenwoordiger of werknemer van de leverancier (inclusief agenten, onderaannemers, leveranciers, consultants en andere tegenpartijen)

3.1 Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen de persoonsgegevens die u, of de relevante leverancier die u vertegenwoordigt, ons hebben verstrekt in het kader van onze zakelijke relatie met de leverancier.

3.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens

3.2.1. Beheer van leveranciersrelatie
Uw persoonsgegevens worden verwerkt omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het beheren van de relatie met onze leveranciers en om de algehele samenwerking en dagelijkse activiteiten met betrekking tot bijvoorbeeld bestellingen van producten en diensten te kunnen beheren.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • Identiteitsgegevens
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om onze leveranciersrelaties te kunnen beheren en om bijvoorbeeld de dagelijkse communicatie te vergemakkelijken.

3.2.2 Met u communiceren
In het kader van onze commerciële relatie zullen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer wij via verschillende kanalen communiceren. Het doel van de verwerking is om met u te kunnen communiceren in het kader van de leveranciersrelatie.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • Identiteitsgegevens
  • Alle informatie die is opgenomen in onze communicatie met u
Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om te communiceren met onze leveranciers in het kader van onze commerciële relatie.

3.2.3 KYC en andere achtergrondcontroles
Wanneer een leverancier een zakelijke relatie aangaat met Sweco, kunnen wij persoonsgegevens verwerken met betrekking tot personen in leidinggevende functies van de leverancier om KYC of andere antecedentenonderzoeken uit te voeren. Dergelijke controles maken deel uit van onze standaardprocedures bij de inkoop van leveranciers.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Identiteitsgegevens
  • Contactgegevens
  • Kopie identiteitsbewijs
  • Financiële informatie, bijvoorbeeld informatie die is opgehaald uit antecedentenonderzoeken
Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om onze Gedragscode te handhaven.

3.2.4 Screening van sancties
Sweco kan, alvorens een zakelijke relatie aan te gaan, sanctiescreening uitvoeren om ervoor te zorgen dat Sweco geen zakelijke relatie aangaat met iemand die onderworpen is aan EU- of VN-sancties.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Identiteitsgegevens
  • Contactgegevens
  • Potentiële gegevens die zijn opgehaald uit sanctiescreening, waaronder mogelijk criminele gegevens. 
Wettelijke verplichting.  De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

De verwerking van strafrechtelijke gegevens wordt in dat geval uitgevoerd op grond van onze wettelijke verplichting om dergelijke gegevens te verwerken.

Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om onze gedragscode te handhaven.

3.2.5 Juridische claims vaststellen, uitoefenen en verdedigen
Met het oog op het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces) kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle hierboven genoemde informatie.
Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om de rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces.

3.2.6 Het delen van informatie met overheidsinstanties en internationale organisaties en het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke wetsovertredingen
We kunnen uw gegevens verwerken om deel te nemen aan of in te schrijven op projecten waarbij overheidsinstanties en/of internationale organisaties betrokken zijn,  en samen te werken met dergelijke overheidsinstanties en internationale organisaties om criminele activiteiten, contractbreuken en  andere schendingen te voorkomen en tegen te gaan. Om dit doel te bereiken, kan het nodig zijn bepaalde noodzakelijke gegevens door te geven aan overheidsinstanties of internationale organisaties met het oog op hun rechtmatige onderzoeken en procedures. Dergelijke overdrachten zullen uitzonderlijk zijn en de reikwijdte van de overgedragen gegevens zal beperkt zijn tot wat nodig is voor het uitvoeren van het relevante onderzoek of de relevante procedure. We kunnen uw gegevens ook verwerken voor het uitvoeren van interne onderzoeken in het geval van vermoedelijke schendingen van toepasselijke wet- en regelgevingeving.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle hierboven genoemde informatie
Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang bij het inschrijven op of deelnemen aan projecten, evenals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (inclusief contractuele verplichtingen) en ons bredere gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om hen de nodige gegevens te verstrekken voor hun wettige onderzoeken en procedures.

De verwerking is ook noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van interne onderzoeken in het geval van vermoedelijke schendingen om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

 

3.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
3.3.1 Algemeen
Waar nodig om de in dit artikel 3 uiteengezette doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten, derden of internationale organisaties. Houd er echter rekening mee dat we, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonlijke gegevens alleen zullen delen met toevertrouwde derden en alleen voor zover nodig.

3.3.2 Verwerkers die namens on handelen
Om de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens te vervullen en ons bedrijf te kunnen runnen, dragen wij persoonsgegevens over aan externe partijen zoals externe dienstverleners die wij hebben ingeschakeld, evenals andere partners. Deze externe partijen treden op als onze gegevensverwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doeleinden van de door ons uitgevoerde verwerkingsactiviteiten worden beschreven in paragraaf 3.2.

3.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken
De categorieën ontvangers die in de onderstaande tabel worden genoemd, verwerken persoonsgegevens in de hoedanigheid van gegevensverantwoordelijken, d.w.z. deze ontvangers bepalen de doeleinden en middelen van de verwerking zonder onze betrokkenheid.

Ontvangers Doel Rechtsgrondslag
  • Rechtbanken en scheidsgerechten
  • Overheidsinstanties
  • Externe adviseurs
  • Tegenpartijen
  • Internationale organisaties
Om rechtsvorderingen uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen (zie paragraaf 3.2.2.), voldoen aan wet- en regelgeving en  contractuele verplichtingen. Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om juridische claims te beheren en te verdedigen, bijvoorbeeld met betrekking tot een geschil.

Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om te  kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen uit hoofde van de contracten die we zijn aangegaan en ons bredere gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om hen de nodige gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige  onderzoeken en procedures.

 

  •  Cliënten
Het beheren van de klantrelatie, zie Paragraaf 4.2.1. Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang bij het beheren van de klantrelatie, bijvoorbeeld om met de klant te kunnen communiceren en onze diensten te verlenen.
  • Internationale organisaties
Om een internationale organisatie in staat te stellen haar onderzoek of procedure uit te voeren en haar wettelijke en internationaalrechtelijke verplichtingen te vervullen. Om te voldoen aan het gerechtvaardigd belang dat een derde partij (internationale organisatie) nastreeft om een onderzoek of procedure te kunnen uitvoeren en de doelstellingen ervan te bereiken, evenals om haar  wettelijke en internationaalrechtelijke verplichtingen te vervullen.

3.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verwerkt zolang als nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, wat over het algemeen zo lang is als u de vertegenwoordiger van onze leverancier bent of zolang we een lopende zakelijke relatie hebben met het bedrijf dat u vertegenwoordigt. Bij het uitvoeren van KYC- en antecedentenonderzoeken zullen wij eventuele persoonsgegevens zo snel mogelijk verwijderen nadat wij het resultaat hebben beoordeeld. Met betrekking tot sanctiescreenings of andere wettelijke verplichtingen zullen wij persoonsgegevens verwerken zolang er een wettelijke verplichting is om dit te doen.

  1. 4. Klantvertegenwoordiger of werknemer

4.1 Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen de persoonsgegevens die u, of de klant die u vertegenwoordigt, ons hebben verstrekt in het kader van onze zakelijke relatie met de klant.

4.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
4.2.1 Beheer van de klantrelatie
Uw persoonsgegevens worden verwerkt omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het beheren van de relatie met onze klanten en om de algehele samenwerking en dagelijkse activiteiten te kunnen beheren die nodig zijn om onze producten en diensten te leveren.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • Identiteitsgegevens

 

 

Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om onze klantrelaties te kunnen beheren en om bijvoorbeeld de dagelijkse communicatie te vergemakkelijken.

4.2.2 Ondersteunende diensten verlenen

We verwerken contactgegevens met betrekking tot contactpersonen die onze klanten vertegenwoordigen en die contact met ons opnemen voor ondersteuning. Uw persoonsgegevens worden verwerkt omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om ondersteuning te bieden aan onze klanten en het gebruik van onze diensten mogelijk te maken.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • Identiteitsgegevens

 

Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om onze ondersteunende diensten aan onze klanten te kunnen leveren.

4.2.3 Screening van sancties
Sweco kan, alvorens een zakelijke relatie aan te gaan, sanctiescreening uitvoeren om ervoor te zorgen dat Sweco geen zakelijke relatie aangaat met iemand die onderworpen is aan EU- of VN-sancties.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Identiteitsgegevens
  • Contactgegevens
  • Potentiële gegevens die zijn opgehaald uit sanctiescreening, waaronder mogelijk criminele gegevens.
Wettelijke verplichting.  De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

 

De verwerking van strafrechtelijke gegevens wordt in dat geval uitgevoerd op grond van onze wettelijke verplichting om dergelijke gegevens te verwerken.

 

Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang van het naleven van onze Gedragscode.

4.2.4 Juridische claims vaststellen, uitoefenen en verdedigen
Met het oog op het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces) kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle hierboven genoemde informatie. 
Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om de rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces.

4.2.5 Het delen van informatie met overheidsinstanties en internationale organisaties en het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke wetsovertredingen
We kunnen uw gegevens verwerken om deel te nemen aan of in te schrijven op projecten waarbij overheidsinstanties en/of internationale organisaties betrokken zijn, en samen te werken met dergelijke overheidsinstanties en internationale organisaties om criminele activiteiten, contractbreuken en  andere schendingen te voorkomen en tegen te gaan. Om dit doel te bereiken, kan het nodig zijn bepaalde noodzakelijke gegevens door te geven aan overheidsinstanties of internationale organisaties met het oog op hun rechtmatige onderzoeken en procedures. Dergelijke overdrachten zullen uitzonderlijk zijn en de reikwijdte van de overgedragen gegevens zal beperkt zijn tot wat nodig is voor het uitvoeren van het relevante onderzoek of de relevante procedure.  We kunnen uw gegevens ook verwerken voor het uitvoeren van interne onderzoeken in het geval van vermoedelijke schendingen van toepasselijke wetgeving.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle informatie hierboven vermeld en alle informatie opgenomen in onze communicatie met u.
Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang bij  het inschrijven op of deelnemen aan projecten, evenals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (inclusief contractuele verplichtingen) en ons bredere  gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om hen de nodige gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures.

De verwerking is ook noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaaardigd belang bij het uitvoeren van interne onderzoeken in het geval van vermoedelijke schendingen om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

 

4.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
4.3.1 Openbaarmaking en overdracht van persoonsgegevens
Waar nodig om de in dit artikel 4 uiteengezette doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten, derden of internationale organisaties. Houd er echter rekening mee dat we, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonlijke gegevens alleen zullen delen met toevertrouwde derden en alleen voor zover nodig.

4.3.2 Gegevensverwerkers die namens ons handelen
Om de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens te vervullen en ons bedrijf te kunnen runnen, dragen wij persoonsgegevens over aan externe partijen zoals externe dienstverleners die wij hebben ingeschakeld, evenals andere partners. Deze externe partijen treden op als onze gegevensverwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doeleinden van de door ons uitgevoerde verwerkingsactiviteiten worden beschreven in paragraaf 4.2.

4.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken
De categorieën ontvangers die in de onderstaande tabel worden genoemd, verwerken persoonsgegevens in de hoedanigheid van gegevensbeheerders, dat wil zeggen deze ontvangers bepalen de doeleinden en middelen van de verwerking zonder onze betrokkenheid.

Ontvangers Doel Rechtsgrondslag
  • Rechtbanken en scheidsgerechten
  • Overheidsinstanties
  • Externe adviseurs
  • Tegenpartijen
Om rechtsvorderingen uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen (zie paragraaf 4.2.3.), voldoen aan wet- en regelgeving en  contractuele verplichtingen. Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om juridische claims te beheren en te verdedigen, bijvoorbeeld met betrekking tot een geschil.

Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om te  kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen uit hoofde van de contracten die we zijn aangegaan  en ons bredere gerechtvardigd  belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om hen de nodige gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige  onderzoeken en procedures.

 

  • Internationale organisaties
Om een internationale organisatie in staat te stellen haar onderzoek of procedure uit te voeren en haar wettelijke of internationaalrechtelijke verplichtingen te vervullen. Om te voldoen aan het gerechtvaardigd belang dat een derde partij (internationale organisatie) nastreeft om een onderzoek of procedure te kunnen uitvoeren en de doelstellingen ervan te bereiken, evenals om haar wettelijke of internationaalrechtelijke verplichtingen te vervullen.

4.4  Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verwerkt zolang als nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, wat over het algemeen zo lang is als u de vertegenwoordiger van onze klant bent of zolang we een lopende zakelijke relatie hebben met het bedrijf dat u vertegenwoordigt. Met betrekking tot sanctiescreenings of andere wettelijke verplichtingen zullen wij persoonsgegevens verwerken zolang er een wettelijke verplichting is om dit te doen.

  1. 5. Talent acquisitie

5.1 Hoe verzamelen wij uw gegevens?
Wij verzamelen uw persoonsgegevens van:

  • Uzelf, die u ons verstrekt wanneer u solliciteert op een van onze functies, bijvoorbeeld uw CV en motivatiebrief.
  • Openbaar beschikbare bronnen, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van antecedentenonderzoeken.
  • Externe recruiters, die betrokken zijn geweest bij het wervingsproces en die ons informatie over u hebben verstrekt.

5.2  Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
5.2.1 Het beheren van het wervingsproces
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt in het kader van het algemeen beheer van het wervingsproces. Verwerkingsactiviteiten die deel uitmaken van dit proces zijn bijvoorbeeld het verzamelen van uw persoonlijke gegevens, het beoordelen van cv’s en sollicitatiebrieven, het voeren van interviews, het evalueren van u als kandidaat en het communiceren met u in het kader van het wervingsproces.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • CV
  • Begeleidende brief
  • Interne notities met betrekking tot het evalueren van u als kandidaat.
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang bij het uitvoeren van het wervingsproces om ervoor te zorgen dat we de meest geschikte kandidaten werven.

5.2.2 Evaluatieproces voor sollicitanten

In het kader van de rekrutering voeren we een evaluatieproces uit van potentiële medewerkers. Dit kan achtergrondcontroles omvatten, met inbegrip van en, indien toegestaan op grond van de nationale wetgeving, strafrechtelijk antecedentenonderzoek. Het evaluatieproces kan ook het scannen van sociale media-activiteit en andere voetafdrukken op internet omvatten.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Identiteitsgegevens
  • Contactgegevens
  • Gegevens over vaardigheden
  • Activiteit op sociale media en internet

 

Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van achtergrondcontroles om ervoor te zorgen dat we geschikte kandidaten in dienst nemen.

 

Wij zullen geen strafrechtelijke gegevens verwerken. Alle criminele achtergrondcontroles worden onderworpen aan een handmatig proces.

 

5.2.3 Het sluiten van de arbeidsovereenkomst

Wij verwerken uw persoonsgegevens in verband met het sluiten van de arbeidsovereenkomst met u, bijvoorbeeld bij het verzamelen van referenties. Uw persoonsgegevens worden ook verwerkt in de arbeidsovereenkomst die wij sluiten en bij de start van het onboardingproces. Nieuwe medewerkers ontvangen tijdens de onboarding een meer gedetailleerde interne privacyverklaring.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Organisatorische informatie, zoals werkgever, arbeidsstatus, operationele afdeling, geografische plaatsing, kostenplaats, organisatie, plaats van tewerkstelling
  • Salaris
  • Gegevens over arbeidsvoorwaarden
  • Referenties

 

Overeenkomst. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om ons in staat te stellen maatregelen te nemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst (de arbeidsovereenkomst) met u.

 

5.2.4 Kandidatendatabase

Als u niet de baan krijgt waarop u hebt gesolliciteerd, kunnen we er nog steeds belang bij hebben om uw persoonsgegevens te bewaren om contact met u op te nemen in het geval van toekomstige vacatures die bij uw profiel passen. Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen voor dit doel als u toestemming geeft voor de verwerking.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • CV
  • Begeleidende brief
Toestemming. Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen in een kandidatendatabase als u ons daarvoor toestemming geeft. We zullen u jaarlijks vragen om uw toestemming te vernieuwen als u geregistreerd wilt blijven in de kandidatendatabase.

 

5.2.5 Rechtsvorderingen vaststellen, uitoefenen en verdedigen

Met het oog op het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van en tegen rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces) kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle hierboven genoemde informatie.

 

Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om de rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces.

 

5.2.6 Voldoen aan wettelijke verplichtingen

Naast wettelijke verplichtingen op het gebied van werkgelegenheid, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken met het oog op het voldoen aan wettelijke verplichtingen met betrekking tot controles van werkvergunningen, inclusief opslag van gerelateerde documentatie.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Identiteitsgegevens
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Werkvergunningsdocumentatie
Wettelijke verplichting. De verwerking is noodzakelijk om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

5.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

5.3.1 Algemeen

Waar nodig om de in dit artikel 5 uiteengezette doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten of derden. De categorieën ontvangers die in paragraaf 5.3.2 worden genoemd, zullen persoonsgegevens namens ons verwerken in de hoedanigheid van verwerkers (d.w.z. dergelijke derden zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies). De categorieën ontvangers die in paragraaf 5.3.3 worden genoemd, zullen persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van gegevensverantwoordelijken, d.w.z. deze ontvangers zullen de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen zonder onze betrokkenheid. Houd er echter rekening mee dat we, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonlijke gegevens alleen zullen delen met toevertrouwde derden en alleen voor zover nodig.

5.3.2 Gegevensverwerkers die namens ons handelen

Om de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens te vervullen en ons bedrijf te kunnen runnen, dragen wij persoonsgegevens over aan externe partijen zoals externe dienstverleners die wij hebben ingeschakeld, evenals andere partners. Deze externe partijen treden op als onze verwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doeleinden van de door ons uitgevoerde verwerkingsactiviteiten worden beschreven in deze sectie 5.

5.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken

Ontvangers Doel Rechtsgrondslag
  • Rechtbanken en scheidsgerechten
  • Overheidsinstanties
  • Externe adviseurs
  • Tegenpartijen
Voor het uitoefenen, vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen, zie paragraaf 5.2.5. Om te voldoen aan ons  gerechtvaardigd belang om juridische claims te beheren en te verdedigen, bijvoorbeeld met betrekking tot een geschil.
  • Externe recruiters
Het beheren en vergemakkelijken van het wervingsproces, zie punt 5.2.1. Om te voldoen aan ons legitieme belang om ervoor te zorgen dat het wervingsproces zo efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd en dat we de beste kandidaten in dienst kunnen nemen.
  • Externe antecedentenonderzoek bedrijven
Het uitvoeren van het controleproces, zie punt 5.2.2. Om te voldoen aan ons legitieme belang bij het uitvoeren van een doorlichtingsproces voordat we een persoon in dienst nemen om ervoor te zorgen dat we geschikte kandidaten in dienst nemen.
  • Referentiepersonen
Het opnemen van referenties voordat wordt besloten tot het sluiten van de arbeidsovereenkomst, zie paragraaf 5.2.3. Noodzakelijk als maatregel om de arbeidsovereenkomst met u af te sluiten.

 

5.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt zolang als nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, wat over het algemeen zo lang is als u zich in het wervingsproces bevindt. Als u echter niet de baan krijgt waarvoor u hebt gesolliciteerd, bewaren we uw persoonsgegevens zolang u een rechtsvordering kunt indienen met betrekking tot de afwijzing van uw sollicitatie. Als u hiermee akkoord gaat, kunnen we uw gegevens opslaan in onze kandidatendatabase voor toekomstige wervingsprocessen. In dat geval worden uw gegevens tot één jaar na afloop van het wervingsproces bewaard.

5.5 Meer gedetailleerde informatie

Voor meer gedetailleerde informatie over de manier waarop uw persoonsgegevens worden behandeld in uw specifieke wervings- of talentacquisitieproces, gaat u naar de informatie die beschikbaar is via uw lokale talentacquisitie- of wervingskanaal.

  1. 6. Potentiële klantcontact

6.1 Hoe verzamelen wij uw gegevens?

We verzamelen de verwerkte gegevens die door u of een andere vertegenwoordiger bij de potentiële klant zijn verstrekt binnen ons proces voor het evalueren van en communiceren met potentiële klanten.

6.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens

6.2.1. Beheer en administratie van potentiële klanten

Wij zullen uw persoonsgegevens verwerken met het oog op het beheren en administreren van het algemene proces van het benaderen en evalueren van potentiële klanten.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • Identiteitsgegevens

 

 

Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om potentiële klanten te kunnen administreren en beheren.

 

6.2.2 Marketingcommunicatie

Wij zullen uw persoonsgegevens verwerken met het oog op de marketing van onze diensten aan uw organisatie. U kunt zich op elk moment afmelden voor onze marketingcommunicatie, in welk geval we zullen stoppen met onze communicatie.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens

 

 

Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om potentiële klanten te kunnen administreren en beheren.

 

6.2.3 Rechtsvorderingen vaststellen, uitoefenen en verdedigen

Met het oog op het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces) kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle hierboven genoemde informatie.

 

Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons legitieme belang om de rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces.

6.2.4 Het delen van informatie met overheidsinstanties en internationale organisaties en het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke wetsovertredingen

We kunnen uw gegevens verwerken om deel te nemen aan of in te schrijven op projecten waarbij overheidsinstanties en/of internationale organisaties betrokken zijn, en samenwerken met dergelijke overheidsinstanties en internationale organisaties om criminele activiteiten, contractbreuken en  andere schendingen te voorkomen en tegen te gaan. Om dit doel te bereiken, kan het nodig zijn bepaalde noodzakelijke gegevens door te geven aan overheidsinstantiesof internationale organisaties met het oog op hun rechtmatige onderzoeken en procedures. Dergelijke overdrachten zullen uitzonderlijk zijn en de reikwijdte van de overgedragen gegevens zal beperkt zijn tot wat nodig is voor het uitvoeren van het relevante onderzoek of de relevante procedure. We kunnen uw gegevens ook verwerken voor het uitvoeren van interne onderzoeken in het geval van vermoedelijke schendingen van toepasselijke wet- en regelgeving.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle informatie hierboven vermeld en alle informatie opgenomen in onze communicatie met u.

 

Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang bij het inschrijven op op of deelnemen aan projecten, evenals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (inclusief contractuele verplichtingen) en ons bredere gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om hen de nodige gegevens te verstrekken voor hun wettige onderzoeken en procedures.

De verwerking is ook noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van interne onderzoeken in het geval van vermoedelijke schendingen om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

 

 

6.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

6.3.1 Algemeen

Waar nodig om de in dit artikel 6 uiteengezette doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten, derden of internationale organisaties. De categorieën ontvangers die in paragraaf 6.3.2 worden genoemd, zullen namens ons persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van verwerkers (dat wil zeggen dergelijke derden zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies). De categorieën ontvangers die in paragraaf 6.3.3 worden genoemd, zullen persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van gegevensrs, dat wil zeggen deze ontvangers zullen de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen zonder onze betrokkenheid. Houd er echter rekening mee dat we, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonlijke gegevens alleen zullen delen met toevertrouwde derden en alleen voor zover nodig.

6.3.2 Verwerkers die namens ons handelen

Om de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens te vervullen en ons bedrijf te kunnen runnen, dragen wij persoonsgegevens over aan externe partijen zoals externe dienstverleners die wij hebben ingeschakeld, evenals andere partners. Deze externe partijen treden op als onze verwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doeleinden van de door ons uitgevoerde verwerkingsactiviteiten worden beschreven in deze sectie 6.

6.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken

Ontvangers Doel Rechtsgrondslag
  • Rechtbanken en scheidsgerechten
  • Overheidsinstanties
  • Internationale organisaties
  • Externe adviseurs
  • Tegenpartijen

 

Om rechtsvorderingen uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen (zie paragraaf 6.2.1.), te voledoen aan wet- en regelgeving en te voldoen aan onze contractuele verplichtingen. Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om juridische claims te beheren en te verdedigen, bijvoorbeeld met betrekking tot een geschil.

Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om te  kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen uit hoofde van de contracten die we zijn aangegaan  en ons bredere gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om hen de nodige gegevens te verstrekken voor hun wettige onderzoeken en procedures.

 

  • Internationale organisaties
Om een internationale organisatie in staat te stellen haar onderzoek of procedure uit te voeren en haar wettelijke en internationaalrechtelijke verplichtingen te vervullen. Om te voldoen aan het gerechtvaardigd belang dat een derde partij (internationale organisatie) nastreeft om een onderzoek of procedure te kunnen uitvoeren en de doelstellingen ervan te bereiken, evenals om haar wettelijke en internationaalrechtelijke verplichtingen te vervullen  .

 

6.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt zolang als nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, wat over het algemeen zo lang is als we contact met u hebben over een potentiële zakelijke relatie of als u besluit om u af te melden voor de communicatie. Over het algemeen bewaren we uw gegevens niet langer dan een jaar na onze laatste communicatie, als we geen zakelijke relatie zijn aangegaan met het bedrijf dat u vertegenwoordigt.

  1. 7. Overheidsfunctionarissen, overheidsinstanties of ambtenaren of werknemers van internationale organisaties

7.1 Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen de persoonsgegevens die u, of de relevante overheid, overheidsinstantie of internationale organisatie die u vertegenwoordigt, ons heeft verstrekt in het kader van onze professionele, commerciële of publiekrechtelijke relatie.

7.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens

7.2.1 Beheer van beroeps-, handels- of publiekrechtelijke betrekkingen

Uw persoonsgegevens worden verwerkt omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het beheren van de professionele, commerciële of publiekrechtelijke  relatie met een entiteit die u vertegenwoordigt en  het kunnen beheren van de algehele samenwerking en dagelijkse activiteiten met betrekking tot bijvoorbeeld onze projecten die de  overheidsinstantie of organisatie die u vertegenwoordigt, financiert, medefinanciert   of anderszins betrokken is bij.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • Identiteitsgegevens
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om onze zakelijke, commerciële of publiekrechtelijke relaties met een entiteit die u vertegenwoordigt te kunnen beheren en om bijvoorbeeld de dagelijkse communicatie te vergemakkelijken.

7.2.2 Met u communiceren

In het kader van de zakelijke, commerciële of publiekrechtelijke relatie met een entiteit die u vertegenwoordigt, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer wij via verschillende kanalen communiceren. Het doel van de verwerking is om met u te kunnen communicerenin het kader van onze relatie.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Contactgegevens
  • Identiteitsgegevens
  • Alle informatie die is opgenomen in onze communicatie met u

 

Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om te communiceren met onze leveranciers in het kader van onze commerciële relatie.

7.2.3 Juridische claims vaststellen, uitoefenen en verdedigen

Met het oog op het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces) kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle hierboven genoemde informatie.

 

Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om de rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in verband met een geschil of juridisch proces.

7.2.4 Het delen van informatie met overheidsinstanties en internationale organisaties en het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke wetsovertredingen

We kunnen uw gegevens verwerken voor inschrijven op of deelname aan projecten waarbij overheidsinstanties en/of internationale organisaties betrokken zijn,  en samenwerken met dergelijke overheidsinstanties en internationale organisaties om criminele activiteiten, contractbreuken en  andere schendingen te voorkomen en tegen te gaan. Om dit doel te bereiken, kan het nodig zijn bepaalde noodzakelijke gegevens door te geven aan overheidsinstantiesof internationale organisaties met het oog op hun rechtmatige onderzoeken en procedures. Dergelijke overdrachten zullen uitzonderlijk zijn en de reikwijdte van de overgedragen gegevens zal beperkt zijn tot wat nodig is voor het uitvoeren van het relevante onderzoek of de relevante procedure. We kunnen uw gegevens ook verwerken voor het uitvoeren van interne onderzoeken in het geval van vermoedelijke schendingen van toepasselijke wetgeving.

Categorieën van persoonsgegevens Rechtsgrondslag
  • Alle hierboven genoemde informatie.

 

Gerechtvaardigd belang.  De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang bij het inschrijven op of deelnemen aan projecten, evenals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (inclusief contractuele verplichtingen)  en ons bredere gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om hen de nodige gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures.

De verwerking is ook noodzakelijk om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van interne onderzoek en in het geval van vermoedelijke schendingen om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

 

7.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

7.3.1

Waar nodig om de in dit artikel 7 uiteengezette doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten, derden of internationale organisaties. Houd er echter rekening mee dat we, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonlijke gegevens alleen zullen delen met toevertrouwde derden en alleen voor zover nodig.

7.3.2 Gegevensverwerkers die namens ons handelen

Om de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens te vervullen en ons bedrijf te kunnen runnen, dragen wij persoonsgegevens over aan externe partijen zoals externe dienstverleners die wij hebben ingeschakeld, evenals andere partners. Deze externe partijen treden op als onze verwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doeleinden van de door ons uitgevoerde verwerkingsactiviteiten worden beschreven in paragraaf 7.2.

7.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken

De categorieën ontvangers die in de onderstaande tabel worden genoemd, verwerken persoonsgegevens in de hoedanigheid van gegevensbeheerders, d.w.z. deze ontvangers bepalen de doeleinden en middelen van de verwerking zonder onze betrokkenheid.

Ontvangers Doel Rechtsgrondslag
  • Rechtbanken en scheidsgerechten
  • Overheidsinstanties
  • Externe adviseurs
  • Tegenpartijen
  • Internationale organisaties

 

Om rechtsvorderingen uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen (zie paragraaf 7.2.3), te voldoen aan wet- en regelgeving en naleving van onze contractuele verplichtingen. Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om juridische claims te beheren en te verdedigen, bijvoorbeeld met betrekking tot een geschil.

Om te voldoen aan ons gerechtvaardigd belang om te  kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen uit hoofde van de contracten die we zijn aangegaan  en ons bredere gerechtvaardigd  belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om hen de nodige gegevens te verstrekken voor hun wettige onderzoeken en procedures.

 

  • Internationale organisaties
Om een internationale organisatie in staat te stellen haar onderzoek of procedure uit te voeren en haar wettelijke en internationaalrechtelijke verplichtingen te vervullen. Om te voldoen aan het gerechtvaardigd belang dat een derde partij (internationale organisatie) nastreeft om een onderzoek of procedure te kunnen uitvoeren en de doelstellingen ervan te bereiken, evenals om haar wettelijke en internationaalrechtelijke verplichtingen te vervullen.

7.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt zolang als nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, wat over het algemeen zo lang is als u de vertegenwoordiger of werknemer bent van  de respectieve overheid, overheidsinstantie of internationale organisatie of  zolang wij een lopende professionele, commerciële of publiekrechtelijke relatie hebben met de entiteit die  u vertegenwoordigt.

  1. 8. Passende waarborgen voor de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU/EER

We kunnen persoonsgegevens overdragen of bekendmaken aan ontvangers buiten de EU/EER (derde land), voornamelijk in situaties waarin we externe gegevensverwerkers gebruiken die gegevens in een derde land verwerken.

Wanneer we uw persoonsgegevens overdragen of bekendmaken aan een ontvanger in een land buiten de EU/EER, zullen we er altijd voor zorgen dat passende voorzorgsmaatregelen zijn genomen (zoals de standaardcontractclausules van de Europese Commissie, inclusief andere aanvullende waarborgen indien nodig in elk geval) om de persoonsgegevens te beschermen. Verder voeren we regelmatig risicobeoordelingen uit om te beoordelen welke aanvullende maatregelen moeten worden genomen om de persoonsgegevens te beschermen die het voorwerp zijn van de overdracht of openbaarmaking.

We kunnen uw persoonsgegevens ook doorgeven aan internationale organisaties, met name in verband met hun onderzoeken of procedures met betrekking tot Sweco-projecten die deze organisaties financieren of medefinancieren, of anderszins als dat nodig is om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen op die projecten of tijdens het inschrijven op projecten. Bij gebrek aan een besluit van de Europese Commissie waarin een passend beschermingsniveau in een dergelijke internationale organisatie wordt vastgesteld en de onmogelijkheid om passende waarborgen toe te passen, zullen wij uw gegevens overdragen op basis van een afwijking van zwaarwegend algemeen belang op grond van artikel 49, lid 1, onder d), AVG. Een dergelijke overdracht zal uitzonderlijk zijn en zal alleen plaatsvinden als dit noodzakelijk is om gewichtige redenen van algemeen belang.

Als u meer informatie wilt over de verwerking van uw persoonsgegevens en of uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, neem dan contact met ons op via de contactgegevens zoals hieronder uiteengezet onder sectie 9.

  1. 9. Uw rechten

Onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u bepaalde rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om aan uw rechten te voldoen. Dien verzoeken in voor het uitoefenen van uw rechten door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die worden vermeld in sectie 9 hieronder.

U hebt, onder bepaalde omstandigheden, het recht om de volgende rechten uit te oefenen:

Toegang

U kunt om bevestiging vragen of er al dan niet persoonsgegevens worden verwerkt en, als dat het geval is, toegang krijgen tot uw persoonsgegevens en aanvullende informatie zoals de doeleinden van de verwerking. U hebt ook recht op een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Als het verzoek langs elektronische weg wordt gedaan, wordt de informatie verstrekt in een algemeen gebruikt elektronisch formaat als u niet anders verzoekt.

Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang om redenen die betrekking hebben op uw specifieke situatie. In een dergelijke situatie zullen we stoppen met het gebruik van uw persoonlijke gegevens wanneer de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, tenzij we kunnen aantonen dat het belang zwaarder weegt dan uw privacybelang of dat het gebruik van uw persoonlijke gegevens noodzakelijk is om juridische claims te beheren of te verdedigen.

Correctie

U hebt te allen tijde het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren, evenals, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, het recht om onvolledige persoonsgegevens die op u betrekking hebben te laten aanvullen.

Wissen

U kunt uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden laten wissen, bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. We kunnen uw persoonlijke gegevens echter niet verwijderen als we bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn om de gegevens te bewaren.

Beperking van de verwerking

U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken tot alleen de opslag van uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden, zoals wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u wilt niet dat uw persoonsgegevens worden gewist. Als de verwerking van uw persoonlijke gegevens is beperkt, mogen we alleen, naast het opslaan van de gegevens, uw persoonlijke gegevens verwerken met uw toestemming, of om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen of om rechten van anderen te verdedigen.

Intrekking van toestemming

U hebt het recht om te allen tijde uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming.

Overdraagbaarheid van gegevens

U kunt vragen om een machineleesbare kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van uw toestemming of op basis van het feit dat de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren, en welke persoonsgegevens door u aan ons zijn verstrekt (gegevensportabiliteit) en vragen om de informatie over te dragen aan een andere gegevensbeheerder (waar mogelijk).

Klachten bij de toezichthoudende autoriteit

U hebt altijd het recht om klachten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

  1. 10. Contactgegevens

Als u vragen of opmerkingen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met  groupprivacyofficer@sweco.se op.

 

Wijzigingslogboek voor documenten

Datum Versie Materiële veranderingen
20-04-2023 2.0 Tweede versie
04-07-2023 2.1 Tekstuele verbeteringen