Goed procesmanagement zorgt voor een soepel lopend project

Door de netwerksamenleving, de globalisering en de kenniseconomie worden projecten steeds complexer. En daarbij is goed procesmanagement vaak onontbeerlijk. Het kan er een belangrijke bijdrage aan leveren dat projecten op tijd en binnen budget uitgevoerd worden. Maar wat is nu eigenlijk goed procesmanagement? En wat kunnen we doen om het te optimaliseren?

“Procesmanagement is de smeerolie van een project”, aldus Willemijn Wesselink, procesmanager bij Sweco en begeleider van workshops op het gebied van procesmanagement. “Goed procesmanagement zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan, dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en dat alle partijen op de juiste manier bij het project betrokken worden.”

EEN SOEPEL PROJECTVERLOOP
Als het procesmanagement niet goed geregeld is, kun je volgens Willemijn onbegrip krijgen. “Je krijgt bijvoorbeeld onduidelijkheid over doelen of weerstand bij burgers omdat ze niet weten wat er gaat gebeuren en zich gepasseerd voelen. Iedereen rent zijn eigen kant op en er gebeurt niks. Om deze schadelijke gevolgen zoveel mogelijk te voorkomen ontwikkelden we bij Sweco een toolkit om onze klanten te helpen om problemen te voorkomen en op te lossen en om de kans op een soepel lopend project te vergroten.”

DOELSTELLINGEN HELDER KRIJGEN
De toolkit bestaat uit sessies die ervoor zorgen dat een project van begin tot eind goed kan verlopen. “Dat begint bij een project startup”,  zegt Willemijn. “Die is bedoeld om elkaar te leren kennen, doelstellingen te bepalen en planningen helder krijgen. Aan het eind van zo’n sessie heb je het idee: met dit team gaan we het maken, we staan er hetzelfde in en weten precies wat we moeten doen. Daarnaast organiseren we onder andere sessies voor teambuilding, evaluatiesessies en risicosessies. Dat is afhankelijk van de klantvraag.”

VERNIEUWENDE IDEEËN
 “De leukste sessies vind ik zelf de innovatiesessies. Soms lopen projecten niet optimaal omdat er gebrek is aan vernieuwende ideeën. Dan organiseren we sessies met klanten en medewerkers waarin we ideeën genereren. Met de gemeente Amersfoort hebben we bijvoorbeeld sessies gehad over e-mobility. Dat leverde hele toffe oplossingen die ook echt toegepast worden. En de gemeente Den Bosch hebben we kunnen helpen met een sessie die als resultaat had dat de projectkosten zo’n 80% lager uitvielen. Vaak komen klanten terug omdat onze sessies zo nuttig zijn.”

NETWERK VAN EXPERTS
“Het sterke van Sweco is dat we het totaal plaatje kunnen leveren”, stelt Willemijn. “Onze procesmanagers en facilitators hebben zelf in de vaak technische projecten gewerkt en begrijpen dus hoe zo’n project aangepakt moet worden. Daarnaast hebben we een grote groep experts beschikbaar waarop we kunnen terugvallen als die bij een project nodig zijn. Als we bijvoorbeeld een contractmanager of een geotechnicus nodig hebben om een probleem voor een klant op te lossen, dan hebben we die binnen een dag uit ons netwerk geplukt. Dat geeft echt meerwaarde voor de klant”.

Loopt u in uw project ook tegen uitdagingen aan? En bent u benieuwd wat wij voor u kunnen doen op het gebied van procesmanagement? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

CONTACT

Carine Eelderink
Adviseur
T +31 88 811 54 58
E carine.eelderink@sweco.nl

Emma Grijsen
Adviseur
T +31 88 811 57 18
E emma.grijsen@sweco.nl